面接辞退の電話マナー｜1,000人以上面接したプロが教える伝え方・例文・引き留め対応

面接の日程が決まっているのに、スマホを握ったまま「やっぱり辞退したい……でも電話でなんて言えばいいんだろう」「相手に怒られないかな」と、画面を見つめて固まっていませんか。辞退の連絡は気が重く、つい後回しにしてしまいがちですが、伝え方ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。

プライム上場メーカーで7年以上採用業務に携わり、1,000人以上の面接を経験してきましたが、面接辞退の電話を受けるのは、決して珍しい話ではありません。むしろ、マナーを守って丁寧に伝えてくれた応募者には、「次回また縁があれば一緒に働きたい」と思うことも多いほどです。逆に、無断キャンセルや横柄な辞退連絡は、社内で長く語り継がれてしまう側面もあります。

この記事を読み終えると、面接辞退の電話で「いつ」「何を」「どの順で」伝えればよいかが明確になり、相手に失礼なく、将来のチャンスも残せる辞退連絡ができるようになります。電話とメールの使い分けから、理由別の具体的なトークスクリプト6選、引き留められたときの断り方、転職エージェント経由の場合の流れ、そして辞退後に再応募する際のポイントまで、1本で完結する内容です。

面接辞退は電話とメールどちらで伝える？採用担当者が教える使い分けの基準

面接辞退の連絡手段は大きく「電話」と「メール」に分かれますが、どちらが正解というわけではなく、状況に応じた使い分けが大切です。採用担当者として言えば、最優先は「連絡しないことを避けること」。そのうえで、面接日までの残り時間と選考の段階で判断するのが現実的です。

電話が適しているのはこの4ケース

• 面接日まで2営業日以内の場合（企業の準備に直接影響するため）
• 最終面接や役員面接など、選考が大きく進んだ段階での辞退
• 転職エージェントを介さず、企業と直接やり取りしている場合
• 先方から電話で面接日程の連絡を受けていた場合（相手の連絡方法に合わせる）

メールが適しているのはこの4ケース

• 面接日まで3営業日以上の余裕がある場合
• 書類選考通過直後など、選考の初期段階の場合
• これまでのやり取りがすべてメールだった場合（証跡が残りやすい）
• 電話をかけても不在が続き、折り返しが得られない場合（メールで補完）

迷ったときは電話で連絡するほうが無難です。電話が繋がらなかった場合は、留守電にメッセージを残し、念のためメールも送るのがベストな対応になります。電話とメールの併用は「二重連絡で面倒くさい」と思われることはなく、むしろ「丁寧な対応をする人」という印象を残します。

» 【コピペOK】面接辞退メールの書き方と例文｜採用担当者が添削

面接辞退の電話をかける前にやるべき4つの準備｜これだけで失敗を防げる

「辞退します」とだけ伝えればいいわけではありません。電話をかける前に準備を整えておくと、緊張しても落ち着いて用件を伝えられます。以下の4つを事前に確認しましょう。

• 本当に辞退すべきか、もう一度冷静に再考する
• 辞退理由を簡潔にまとめる（1〜2文）
• 電話で伝える内容を箇条書きでメモに書き出す
• 電話番号・採用担当者名・面接予定日を再確認しておく

1. 本当に辞退すべきか冷静に再考する

面接辞退を決断する前に、もう一度冷静に考え直してみてください。一時的な不安や迷いで判断を誤ると、あとから後悔する原因になります。当初の志望動機やキャリアプランと照らし合わせ、本当に辞退が最善かを確認しましょう。給与・待遇面の不安や業務内容への懸念は、企業側との話し合いで解決できる可能性もあります。家族や転職エージェントなど、第三者の客観的な意見を聞くのも有効です。

2. 辞退理由を簡潔に1〜2文でまとめる

面接辞退の理由はさまざまですが、電話では簡潔に1〜2文で伝えられるよう整理しておくことが重要です。理由をだらだら説明すると言い訳に聞こえてしまい、相手の時間も奪ってしまいます。

辞退理由	電話での伝え方（例）
他社から内定が出た	他社からの内定をお受けすることにいたしました
家庭の事情	家庭の事情により、転職活動を一時中断することにいたしました
体調不良	体調を崩しており、当面の間治療に専念することにいたしました
適性との不一致	改めて検討した結果、自分の適性と異なると判断いたしました
キャリアプランの変更	キャリアの方向性を見直し、別の道に進むことを決めました
現職に残ることにした	現職での新たな役割をいただき、残留することにいたしました

3. 電話で伝える内容をメモに書き出す

緊張で言葉が出てこなくなることを防ぐために、伝える内容を箇条書きでメモしておきましょう。以下の5ステップでまとめると、誰でもスムーズに話せます。

1. 名前と面接日を伝える（「○月○日に面接のお約束をいただいている○○と申します」）
2. 辞退の意思を明確に伝える（「誠に申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」）
3. 理由を簡潔に述べる（「他社の内定をお受けすることにいたしました」など）
4. 感謝の言葉を添える（「貴重な機会をいただき、ありがとうございました」）
5. お詫びで締める（「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」）

4. 電話番号・採用担当者名・面接予定日を再確認する

電話をかける直前に、メールに記載された電話番号・採用担当者名・面接予定日をもう一度確認しましょう。「○○様はいらっしゃいますか」と相手の名前を呼べると、第一声から丁寧な印象を与えられます。代表番号にかける場合は、最初に「採用ご担当の○○様をお願いします」と取り次ぎを依頼します。面接予定日を間違えて伝えると相手の調整に手間を増やすので、ここも正確に。

面接辞退の電話で守るべき5つのマナー｜採用担当者が重視するポイント

面接辞退の電話は、伝え方次第で企業との関係が大きく変わります。1,000人以上の面接に携わってきた採用担当者として、特に重視しているマナーを5つ紹介します。

• 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する
• 感謝の気持ちを最初に伝える
• 電話する時間帯は平日10〜16時を選ぶ
• 静かで電波の良い場所からかける
• 無断キャンセルは絶対に避ける

マナー1：できるだけ早く連絡する

面接辞退を決めたら、その日のうちに連絡するのが理想です。遅くとも面接日の2〜3営業日前までには必ず伝えましょう。企業側は面接のために会議室の予約や面接官のスケジュール調整を行っています。早めに連絡すれば、企業は他の候補者への対応に時間を使えます。

マナー2：感謝の気持ちを最初に伝える

辞退の電話では、用件を伝える前にまず面接の機会をいただいたことへの感謝を述べましょう。「面接の機会をいただきありがとうございました」と冒頭で伝えるだけで、相手の受け取り方は大きく変わります。選考プロセスを通じて得られた学びがあれば、それを一言添えるとさらに好印象です。

マナー3：電話する時間帯は平日10〜16時を選ぶ

一般的に、平日の10時〜16時が電話に最適な時間帯です。始業直後（9時台）は朝礼やメール確認で忙しく、12時〜13時はお昼休憩のため避けましょう。17時以降は退社準備や残業に入る時間帯で、採用担当者が落ち着いて対応しづらい場合があります。特に10時〜11時半、14時〜16時がもっとも繋がりやすい時間帯です。

マナー4：静かで電波の良い場所からかける

面接辞退は大切な連絡です。周囲の雑音が入らない静かな場所を選びましょう。自宅や個室がベストですが、難しい場合はビルのロビーや、駅から離れた静かな場所でも構いません。電波が不安定な場所で電話すると、途中で切れてしまい、再度かけ直す手間が生じます。話し声が反響するトイレや、屋外の風が強い場所も避けてください。

マナー5：無断キャンセルは絶対に避ける

連絡なしの辞退（いわゆるバックレ）は、社会人として絶対にやってはいけない行為です。企業はあなたのために面接の準備を進めています。無断で欠席すると、企業との関係が完全に断たれるだけでなく、同じ業界・グループ会社・取引先に転職する際に不利になる可能性もあります。どんな事情があっても、必ず一本連絡を入れましょう。

» 面接マナー完全ガイド｜服装・入退室・敬語を徹底解説

【理由別】面接辞退の電話トークスクリプト6選｜そのまま使える例文集

実際に電話で使えるトークスクリプトを理由別に6パターン紹介します。太字の部分をご自身の状況に合わせて変えれば、そのまま使えます。どのパターンも「名乗り → 感謝 → 辞退の意思 → 理由 → お詫び」の流れを守っています。

ケース1：他社の内定を受けることにした場合

他社名を聞かれた場合は、無理に答える必要はありません。「申し訳ございませんが、先方との関係もございますので社名は控えさせていただけますでしょうか」と丁寧に断りましょう。採用担当者もそれ以上踏み込むことは基本的にありません。

ケース2：家庭の事情で辞退する場合

家庭の事情については、詳しく説明する必要はありません。「家族の介護が必要になりまして」「家族の体調不良がございまして」など一言添える程度で十分です。企業側も理解を示してくれるケースがほとんどですので、正直に伝えましょう。

ケース3：体調不良で辞退する場合

体調不良の場合、症状を詳しく説明する必要はありません。「体調を崩しており」「治療に専念するため」といった表現で十分です。回復後の再応募の意思を伝えておくと、将来の選択肢を残せます。

ケース4：適性が合わないと感じた場合

「合わない」という表現を直接使うのではなく、「自分の適性と異なる部分がある」と主語を自分側に置くのがポイントです。企業批判と受け取られないよう注意しましょう。

ケース5：現職に残ることにした場合（カウンターオファー受諾）

現職残留での辞退は、転職市場では珍しくありません。「貴社の選考があったからこそ考え直せた」と前向きに伝えると、採用担当者にも納得感が伝わり、関係を良好に保てます。

ケース6：急な事情で当日・前日に辞退する場合

当日・前日の辞退連絡は、何より始業時間直後に電話するのが鉄則です。理由は具体的に伝えすぎず、しかし「事情があって伺えなくなった」ことだけははっきり伝えてください。詳細を聞かれた場合のみ、最低限の事実を答える形で十分です。

面接辞退の電話でやりがちなNG行動5つ｜採用担当者が見ているチェックポイント

1,000人以上の面接に携わる中で、残念ながらマナー違反の辞退連絡を受けることも少なくありませんでした。以下の5つのNG行動は特に多いパターンです。心当たりがないか確認しておきましょう。

NG1：曖昧な理由でごまかす

「ちょっと事情がありまして……」「考えが変わりまして……」のように曖昧な理由を述べると、採用担当者に不信感を与えてしまいます。詳細を話す必要はありませんが、「他社の内定を受けることにした」「家庭の事情で転職を見送ることにした」など、辞退の大まかな理由は明確に伝えましょう。

NG2：準備なしで電話をかける

伝える内容を整理せずに電話をかけると、言葉に詰まったり要点が伝わらなかったりします。事前に伝えたい内容をメモにまとめてから電話しましょう。特に「名前」「面接予定日」「辞退理由」「感謝の言葉」は最低限メモしておくべき項目です。メモを目の前に置いておくだけで、緊張による失敗を大きく減らせます。

NG3：感情的になってしまう

緊張や罪悪感から、必要以上に謝り続けたり、泣いてしまったりする方がいます。過剰な謝罪や不安定な口調は、相手を困惑させる原因になります。電話の前に深呼吸をして、落ち着いた状態で臨みましょう。謝罪は「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」を1〜2回で十分です。

NG4：連絡のタイミングが遅すぎる

面接の前日や当日に辞退の連絡をすると、企業側は代替の面接官手配や会議室のキャンセルができません。辞退を決めた時点で、すぐに連絡するのが鉄則です。どうしても電話が繋がらない場合は、留守番電話にメッセージを残した上で、メールでも連絡しましょう。「電話が繋がらなかったので連絡しなかった」は言い訳になりません。

NG5：相手の言葉を遮って一方的に伝える

「とにかく辞退したい」という気持ちから、相手の質問や挨拶を遮って用件だけ伝えて切ろうとする方がいます。採用担当者は最低限の確認事項（面接日・氏名）をその場で取り直すことがあるため、落ち着いて相手の話を最後まで聞きましょう。電話を切るのは、相手の「承知しました」を確認してからにしてください。

引き留められたときの上手な対応方法｜断り方の例文付き

面接辞退を伝えた際に、企業側から引き留められるケースは珍しくありません。特に選考が進んだ段階では、「もう一度考え直してほしい」「条件を再提示したい」と言われることがあります。

引き留めに対する断り方の基本例文

引き留めに対して大切なのは、以下の3つのポイントです。

• 感謝を示す：「ありがたいお言葉」と引き留めを前向きに受け止める
• 決意の固さを伝える：「慎重に検討した結果」と熟慮したことを示す
• 関係を断たない：「今後ご縁がありましたら」と将来の可能性を残す

「少し考えさせてください」と答えるのが最大のNG

条件交渉を持ちかけられた場合の応答

「給与を見直すので残ってほしい」「配属先を相談しましょう」など、条件交渉を持ちかけられた場合は、その場で即答する必要はありません。本当に条件次第で気持ちが変わるなら一度持ち帰り、気持ちが変わらないなら「ご提案は大変ありがたいのですが、すでに他社に承諾をお伝えしておりまして」とすでに動けない状況であることを丁寧に伝えるのが角の立たない対応です。

採用担当者から見た「印象に残る辞退連絡」と「最悪の辞退連絡」

辞退連絡を受け取る採用担当者の側から見ると、応募者の対応は大きく3パターンに分かれます。1,000人以上の面接を経験した立場から、それぞれの印象を率直にお伝えします。

好印象に残る辞退連絡の特徴

こうした対応をしてくれた応募者は、1〜2年後に再応募してきた際、過去の対応の良さがプラス評価につながることもあります。実際に、過去に丁寧に辞退してくれた方を、別ポジション募集時に採用担当者側から声をかける事例も珍しくありません。

最悪の印象を残す辞退連絡のパターン

同じ業界の採用担当者同士は、思っている以上に横のつながりがあります。「あの応募者、当日バックレで困った」という話は、業界の飲み会や勉強会で共有されることもあるのが現実です。数年後に別の会社で再会する可能性も含め、最後の対応こそ丁寧にしておきたいところです。

電話の心理的ハードルを下げる3つのコツ｜「気が重くてかけられない」を解決

頭では「早く電話しなきゃ」と分かっていても、スマホを握ったまま手が動かない——これは多くの方が経験する状態です。心理的なハードルを下げる3つのコツを、採用担当者目線でお伝えします。

コツ1：相手の反応を「想像しすぎない」

「怒られるかも」「呆れられるかも」と想像してしまいがちですが、採用担当者にとって辞退連絡は『よくある業務』のひとつです。1社で年間数十件〜数百件の辞退を受け取っているため、ひとつの辞退に対して感情的に反応することはほぼありません。むしろ「次の候補者に集中できる」と前向きに受け止めるケースも多いのが実情です。

コツ2：30秒で済むことを意識する

辞退の電話は、慣れた採用担当者なら30秒〜1分で終わります。「名乗り → 感謝 → 辞退 → 理由 → お詫び」のメモを目の前に置けば、あっという間に終わる手続きだと割り切れます。「これから1時間も苦しい時間が続く」というイメージが、最大の心理的ブレーキになっていることが多いです。

コツ3：「電話する時間」をカレンダーに固定する

「今日中にしよう」とぼんやり決めると先延ばしになりがちです。「明日の10時30分に電話する」とカレンダーに15分の予定を入れてしまうと、覚悟が決まります。電話前に深呼吸を3回、メモを声に出して2回練習。それだけで、本番はずいぶん落ち着いて話せます。

転職エージェント経由で応募している場合の辞退の流れ｜直接電話は不要

転職エージェント経由で応募している場合、原則として企業に直接電話する必要はありません。エージェントが企業との間に立って辞退の連絡を代行してくれます。流れを整理しておきましょう。

エージェント経由の辞退連絡 4ステップ

1. 担当キャリアアドバイザーにメール or 電話で連絡：「○○社の面接を辞退したい」と意思を伝える
2. 辞退理由を正直に共有：他社内定・条件不一致・現職残留など。今後の案件紹介の参考にしてもらう
3. エージェントが企業に辞退連絡を代行：応募者は基本的に直接連絡しない（エージェント経由のルートを崩さない）
4. 必要に応じてお礼のメッセージを残す：エージェント経由でも「お世話になりました」のお礼は伝える

エージェント経由でも自分から連絡したほうがいいケース

• 面接日まで24時間を切っており、エージェントが営業時間外で連絡が取れない場合
• エージェント担当者と長期間連絡が取れず、応募者本人で対応せざるを得ない場合
• 企業の役員と直接やり取りしていて、応募者本人の言葉が必要な状況

上記のような緊急時は、まず企業に直接電話で謝意と辞退を伝えたあと、エージェントにも事後報告を入れます。「企業 → エージェント」の順で連絡することで、二重連絡や混乱を最小化できます。

» 転職エージェントとは？仕組み・メリット・デメリットを徹底解説

面接辞退後も将来のチャンスを残す3つの方法

面接を辞退しても、その企業との縁が完全に切れるわけではありません。丁寧な対応を心がければ、将来の再応募やビジネス上の関係構築につながる可能性があります。

方法1：電話の後にお礼のメールを送る

電話で辞退を伝えた後、改めてお礼と辞退のメールを送るのがベストです。メールが記録として残るため、企業側の事務処理もスムーズになります。

» 面接後のお礼メール完全ガイド｜タイミング・例文・件名まで

方法2：「再応募の余地がある」旨を伝える

辞退する際に「今後、機会がありましたらぜひ改めてご縁をいただきたい」と一言添えると、企業側にも好印象が残ります。実際に、1〜2年後に同じ企業に再応募して内定を得る方は少なくありません。辞退の理由が「他社入社」や「家庭の事情」など一時的なものであれば、再応募はまったく問題ありません。

方法3：転職エージェントに状況を共有しておく

転職エージェント経由で応募していた場合は、辞退の意思をエージェントに伝え、企業への連絡を代行してもらうのが一般的です。エージェントは企業との間に立って辞退の連絡をしてくれるため、直接電話するよりも心理的なハードルが下がります。今後の転職活動のサポートも引き続き受けられるので、辞退の理由や次に希望する条件もあわせて共有しておきましょう。

面接辞退の電話に関するよくある質問

面接辞退をする人はどのくらいいますか？

一般的に応募者の10〜20%程度が面接を辞退するといわれています。新卒採用では20〜30%、中途採用では10〜15%が目安です。景気が良いときは選択肢が増えるため辞退率が上がる傾向がありますが、面接辞退自体は珍しいことではありません。採用担当者も慣れていますので、過度に恐縮する必要はありません。

電話が繋がらないときはどうすればいいですか？

留守番電話にメッセージを残した上で、メールでも辞退の連絡を入れましょう。メールの件名に「面接辞退のご連絡」と明記し、「お電話いたしましたがご不在でしたので、メールにてご連絡いたしました」と書き添えれば丁寧です。翌営業日にもう一度電話をかけると確実です。

面接辞退をした企業に再応募できますか？

はい、再応募は可能です。ただし、辞退理由が解消されていることが前提です。再応募の際は「以前辞退させていただいた○○です」と正直に伝え、状況の変化や自身の成長をアピールしましょう。採用担当者に事前に相談してから応募するのも有効な方法です。

面接の当日に辞退の電話をしても大丈夫ですか？

当日の辞退連絡はできる限り避けるべきですが、やむを得ない事情（急な体調不良・事故など）がある場合は始業時間に合わせてすぐに電話しましょう。理由を正直に伝え、丁重にお詫びすれば理解を示してもらえるケースがほとんどです。無連絡で欠席するよりも、はるかに印象は良くなります。

転職エージェント経由の場合も自分で電話すべきですか？

転職エージェントを利用している場合は、まずエージェントに辞退の意思を伝えてください。企業への連絡はエージェントが代行してくれるため、自分で直接電話する必要は基本的にありません。ただし、エージェントには辞退理由を正直に伝え、今後の転職活動の方向性も共有しておきましょう。

辞退の電話で「なぜ辞退するのか」を詳しく聞かれたら、どこまで答えるべきですか？

詳細を答える義務はありません。「他社の内定をお受けすることにいたしました」「家庭の事情で転職活動を一時中断いたします」など、1〜2文で答えれば十分です。他社名や家族構成などプライベートな内容を聞かれた場合は、「申し訳ございませんが、こちらは控えさせていただけますでしょうか」と丁寧に断って構いません。

面接辞退の電話は会社の代表番号にかけるのと、採用担当者の直通電話にかけるのとどちらが良いですか？

採用担当者の直通電話または直接連絡が取れる番号があればそちらが優先です。メールに記載された署名や、これまでのやり取りで案内された番号を確認しましょう。代表番号しか分からない場合は「採用ご担当の○○様をお願いいたします」と取り次ぎを依頼すればOKです。繋いでもらった後の流れは変わりません。

まとめ｜面接辞退の電話は「早く・丁寧に・感謝を込めて」

面接辞退の電話は気が重いものですが、マナーを守って丁寧に伝えれば、企業との関係を良好に保つことができます。この記事のポイントを振り返りましょう。

• 電話とメールは状況で使い分ける：面接日まで2営業日以内なら電話、余裕があればメールでもOK
• 辞退を決めたらすぐに連絡する：遅くとも面接の2〜3営業日前までに伝える
• 感謝の言葉を最初に伝える：「面接の機会をいただきありがとうございました」で始める
• 理由は簡潔に正直に：曖昧な表現は避け、辞退理由を明確に1〜2文で伝える
• 引き留められても毅然と断る：「少し考えさせてください」は最大のNG
• 将来のチャンスを残す対応を：お礼メールの送付や再応募の意思を伝えておく

面接辞退は決して悪いことではありません。大切なのは、相手への感謝と敬意を持って誠実に対応すること。この記事で紹介したトークスクリプトやマナーを参考にすれば、30秒〜1分で電話を終え、自分も相手もすっきりした気持ちで次に進めるはずです。辞退連絡を済ませた後は、次のチャンスに気持ちを切り替えていきましょう。ひとりで進めるのが不安な方は、転職エージェントを活用するのも有効な選択肢です。

» 【面接対策完全ガイド】よく聞かれる質問10選とマナー・準備の全手順