面接辞退メールの基本マナーと例文｜失礼にならない書き方のコツを解説

面接辞退の正しい方法や、適切な伝え方に悩む人は多くいます。就職活動中、さまざまな理由で面接を辞退しなければならない状況になるのは、仕方がないことです。この記事では、面接辞退の基本マナーから具体的なメールの書き方、状況別の例文まで詳しく解説します。

私はプライム上場メーカー企業で7年以上採用業務に関わり、これまで1,000人以上の方を面接してきました。本記事を読めば、面接辞退を適切に行い、企業との良好な関係を維持する方法を理解することが可能です。面接辞退は、できるだけ早く丁寧に連絡すれば問題ありません。適切な理由と謝罪の言葉を添えて連絡すると、企業側も理解してくれます。

面接辞退の基本マナー

面接辞退は避けたいものですが、やむを得ない場合もあります。面接辞退が避けられないときこそ、以下のポイントを守るのが大切です。

マナーを守って連絡すれば、企業に対する誠意を示し、将来的なチャンスを残せます。

無断キャンセルは絶対に避ける

無断キャンセルは就職活動において、絶対に避けるべき行為です。企業に対して失礼であり、悪印象を与えるだけでなく、今後のキャリアにも悪影響を及ぼす可能性があります。無断キャンセルは他の就活生の機会を奪うだけでなく、企業の採用計画に支障をきたします。

できるだけ早く連絡する

面接辞退の連絡は、企業側の対応時間を確保するためにも、できるだけ早く行うべきです。面接日の1週間前までに連絡するのが理想的です。事情があって遅れる場合も、2〜3日前には必ず連絡を入れましょう。当日や前日の連絡は極力避けてください。

早めの丁寧な連絡は、今後のキャリアにも良い影響を与えられるため、心がけておきましょう。

連絡手段は状況によって使い分ける

連絡手段は状況に応じて適切に選ぶのが大切です。基本的には、相手の都合を考えずに送れるメールを使うのがおすすめです。緊急時や面接当日の辞退の場合は、素早く確実に伝えられる電話を使いましょう。LINEやSNSでの連絡はビジネスの場では不適切です。

面接辞退メールの書き方

面接辞退メールを書くときには、適切な構成と丁寧な表現が重要です。以下のポイントを押さえて、メールを書きましょう。

適切な敬語を使用して誤字脱字がないか確認し、誠意のあるメールを作成すれば、企業との良好な関係を維持できます。

件名に辞退の連絡とわかるように記載する

面接辞退の連絡をするとき、適切な件名をつけるのが重要です。わかりやすく丁寧な件名にすれば、企業側に誠意を示せます。「○○社面接(●月●日)辞退のご連絡」のような形式で、企業名や面接日を含めると、よりわかりやすい件名になります。辞退の理由は不要です。

本文は簡潔にまとめる

面接辞退メールの本文は、簡潔にまとめるのが重要です。辞退の理由を簡潔に説明し、辞退の意思を明確に伝えましょう。お詫びの言葉を入れ、企業への感謝の気持ちを表現するのも大切です。メールには今までの対応への御礼や辞退の意思、理由の説明、お詫びの言葉などを、3〜4行程度に収めるのがおすすめです。

簡潔にまとめると、企業側も内容を理解しやすくなります。簡潔さを心がけて、相手への配慮と自身の意思を明確に伝えましょう。

お詫びの言葉を必ず入れる

お詫びの言葉を入れるのは、面接辞退メールで企業に対する配慮と敬意を示す重要な要素です。お詫びの言葉として、以下の表現を使いましょう。

お詫びの表現を使うと、企業側の立場を考慮した丁寧な謝罪ができます。過度な謝罪は避け、適度な表現を選ぶのが大切です。お詫びの言葉は、メールの冒頭か結びの部分に入れるのが一般的です。辞退の理由に関わらず、必ず謝罪の言葉を含めましょう。

最後に署名を入れる

最後に署名を入れるのは、メールの信頼性を高める重要な要素です。署名には以下の情報を漏れなく記載しましょう。

基本的な情報を記載すれば、メールの受信者があなたを特定しやすくなります。署名の書き方にも注意が必要です。署名は本文と1行空けて記載すると、本文と署名が明確に区別され、読みやすさが向上します。適切な署名を入れると、プロフェッショナルな印象を与えられて効果的です。

【理由別】面接辞退メールの例文

面接辞退メールの例文は、さまざまな辞退理由に応じて適切に作成する必要があります。以下の状況に合わせて、適切な表現を使いましょう。

面接辞退のメールでは、感謝の言葉やお詫びの気持ちを伝え、丁寧な文面にするのが大切です。挨拶や理由説明、お詫び、感謝の要素を含めて、失礼のない適切なメールを作成しましょう。

他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらった場合、率直に事実を伝えるのが大切です。内定をもらったことを理由に選考を辞退すると、明確に伝えましょう。以下のポイントを押さえて連絡するのがおすすめです。

連絡をいれるときは丁寧な言葉遣いを心がけ、具体的な内定先企業名は明かさないようにしましょう。辞退の意思を明確に伝えつつ、面接官や人事担当者への感謝も忘れずに示すのが重要になります。将来的な可能性を残すような締めくくりにすると、相手の企業も良い印象を持ちやすいです。

企業に合わないと感じた場合

企業に合わないと感じた場合、面接を辞退するのは適切な選択肢です。自分のキャリアや価値観と合わない企業で働くのは、長期的な視点で見ると良い結果を生みません。企業に合わないと感じる理由は、主に以下のような理由があります。

面接を受けている企業が合わないと感じた場合、丁寧に辞退の意思を伝えるのが大切です。辞退メールでは、感謝の気持ちを示しつつ、企業に合わないと判断した理由を簡潔に説明しましょう。企業の悪口を言うのは、適切な説明ではないため避けるべきです。

家庭の事情の場合

家庭の事情で面接を辞退する場合、誠実に対応するのが大切です。家庭の事情はプライバシーに関わる情報なので、具体的な理由は不要です。家庭の事情でよくある理由としては、家族の介護や引っ越し、転居、結婚、出産、家族の健康状態などの理由があります。

今後のキャリアにも影響を与えないよう、誠実な対応を心がけましょう。

言いづらい事情がある場合

言いづらい事情で面談を辞退する場合、具体的な理由を明かさなくても大丈夫です。辞退するときに説明は必要ですが、プライバシーを守りつつ、一般的な表現を使って説明すれば十分です。会社側に配慮した丁寧な言葉遣いを心がけ、丁寧に辞退の意思を伝えます。

今後の就職活動への影響を考慮して、言葉選びには十分注意を払い、慎重に対応しましょう。

面接辞退メールに関するよくある質問

面接辞退に関する疑問や不安を解消するため、以下のよくある質問と回答をまとめました。

多くの人が疑問に思う点の回答を参考にすれば、面接辞退するときも適切な対応ができます。

面接辞退メールは何時ごろ送るべき？

面接辞退メールは、会社の営業時間である平日の日中、9〜17時の間に送るようにしましょう。営業時間内であれば、企業側が迅速に対応できる可能性が高く、辞退後の手続きがスムーズになります。面接辞退メールは朝一番の9時台に送っておくと、当日中に確認してもらえる可能性が高くなります。

企業から返信が来ない場合はどうする？

企業から返信がない場合は、以下の手順で対応するのがおすすめです。

1週間程度経っても返信がない場合は、再度メールで連絡する方が適切な対応となります。企業の担当者の都合を考慮し丁寧な言葉遣いを心がけ、最初に送ったメールに重ねてメールを送りましょう。再度メールを送っても返信がない場合は、電話で直接確認するのも効果的です。

返信が来ない場合も焦らずに粘り強く丁寧に対応すれば、企業とのコミュニケーションをスムーズに進められます。

企業から引き留められた場合はどうする？

企業から引き留められた場合は、自分の意思を尊重し冷静に対応するのが大切です。企業からの引き留めの申し出に対しては、素直に感謝の気持ちを伝えましょう。自分の決断に自信を持ち、辞退の意思を丁寧に伝えてください。辞退理由を明確に説明し、今後のキャリアプランを簡潔に述べるのが重要です。

企業の立場を理解し、配慮ある態度を示せば、長期的な関係性を維持できる可能性が高まります。

まとめ

面接辞退の連絡をメールでするときの、マナーと適切な連絡方法について解説しました。面接辞退は避けられない状況もあるので、正しい対応を心がけるのが大切です。無断キャンセルは絶対に避け、できるだけ早く丁寧に連絡するのが重要なポイントです。

企業とのやり取りでは、営業時間内の連絡や返信確認など、細かな配慮を行うのが重要です。マナーを守って適切な方法で面接を辞退すれば、互いに気持ちよく就職活動を進められます。