【面接の日程調整メールのマナーとは？】書き方や注意点も詳しく解説

就職活動では、面接日程の調整が重要です。しかし、採用担当者とのメールのやり取りに不安を感じ、適切な文面や表現がわからず悩んでいる人が多くいます。この記事では、面接の日程調整メールを送る際のマナーや書き方、ケース別の例文を詳しく解説します。

私はプライム上場メーカー企業で7年以上採用業務に関わり、これまで1,000人以上の方を面接してきました。記事を読めば、自信を持って採用担当者とのメールのやり取りができ、スムーズに面接の日程を調整することが可能です。面接の日程調整メールを送る際は、24時間以内の返信や適切な敬語の使用などが大切です。重要なポイントを押さえて、スムーズに日程調整を進めましょう。
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面接の日程調整メールを送るときのマナー

以下のマナーを意識すると、採用担当者とスムーズにやり取りでき、好印象を与えられます。

24時間以内に返信する

面接の日程調整メールには、24時間以内に返信するよう心がけましょう。迅速な対応をすると、入社意欲や誠実さを伝えることが可能です。採用担当者に好印象を与え、円滑なコミュニケーションにもつながります。24時間以内の返信が難しい場合は、一度簡単な連絡を入れましょう。

会社のメールアドレスは使用しない

就職活動では、会社のメールアドレスは使用しないでください。現在の勤務先に不信感を与える可能性があります。プライバシー保護の観点からも、個人のメールアドレスの使用がおすすめです。私用のメールアドレスや就活用に新しく作成したメールアドレス、フリーサービスのメールアドレスを使用しましょう。

フリーメールなら、GmailやYahoo!メールなどがおすすめです。無料で簡単に取得できるため、就活専用のアドレスを作成するのに適しています。学生の場合は、大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。大学のメールアドレスは信頼性が高く、就活時に好印象を与える可能性があります。

件名はそのまま使用する

面接の日程調整メールを送る際は、もとのメールの件名をそのまま使用しましょう。もとの件名を使うメリットは以下のとおりです。

やり取りの経緯がわかりやすくなる

同じ件名を使うと、関連するメールを簡単に見つけられます。

返信メールであることが明確になる

採用担当者は一目で、以前のメールに対する返信だと理解できます。

スパムフィルターに引っかかるリスクを減らせる

件名を変更すると、迷惑メールと誤認識される可能性があるので注意が必要です。

メールの内容が一目でわかる

もとの件名には、メールの内容が簡潔に示されています。

採用担当者が設定した件名を尊重する姿勢を示せる

ビジネスマナーの一つとして評価されます。

返信メールにはもとの本文を残す

返信メールには、もとの本文を残しましょう。やりとりの経緯を明確にし、スムーズなコミュニケーションが可能です。もとの本文を削除せずに残し、返信内容はもとのメールのうえに追記します。長文の場合は、必要な部分のみを残します。機密情報がある場合は削除しましょう。

お礼の文言を入れる

返信メールには、お礼の文言を入れてください。「面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。貴重なお時間を割いていただけることに深く感謝いたします。面接を通して、貴社についてより深く理解できることが楽しみです。」などが適切です。感謝の言葉を述べると、採用担当者に好印象を与えられます。

署名を忘れずに入れる

メールの最後には、署名を入れてください。署名には、採用担当者が必要とする連絡先の情報が含まれており、円滑なコミュニケーションにつながります。署名には以下の情報を含めましょう。

署名は、本文と区別できるよう1行空けて配置します。簡潔にまとめ、必要最小限の情報のみを記載してください。フォントやサイズは本文と同じものを使用し、統一感を持たせましょう。一般的な署名の順序は氏名から始め、所属、連絡先の順番です。順序に従って署名すると、採用担当者が情報を探しやすくなります。

常に最新の署名の情報を使用するよう心がけましょう。定期的に確認し、必要に応じて更新すると、採用担当者に正確な情報を提供できます。

敬語や丁寧な表現を使用する

面接の日程調整メールを送る際は、敬語や丁寧な表現を心がけましょう。採用担当者に対する礼儀と配慮を示し、好印象を与えられます。以下の点に注意して敬語や丁寧な表現を使用してください。

「貴社」などの採用担当者を敬う言葉を使用し、命令口調や強い表現は避けましょう。採用担当者への敬意を示しつつ、丁寧な印象を与えられます。堅苦しくなりすぎないよう注意が必要です。自然で読みやすい文章を心がけましょう。適切な敬語と丁寧な表現を使いつつ、バランスの取れた文章を作成してください。

面接の日程調整メールの書き方

面接の日程調整メールの書き方に気をつけると、効果的なコミュニケーションが可能です。面接の日程調整メールで大切なポイントを解説します。

件名はわかりやすく簡潔に書く

件名は、面接の日程調整メールの重要な要素です。適切な件名をつけると、メールの内容が一目でわかり、採用担当者に素早く対応してもらえます。具体的かつ簡潔に、わかりやすく書きましょう。30文字以内を目安にし、重要なキーワードを前に配置してください。

件名を工夫すると、採用担当者に伝えたい内容がすぐに伝わり、スムーズなコミュニケーションにつながります。

宛先は会社名・部署名・担当者名を正式名称で書く

宛先は、正確に記載することが重要です。会社名や部署名、担当者名、役職を正式な名称で書くと、プロフェッショナルな印象を与えられます。会社名は株式会社などの表記も含めて正式名称を使用しましょう。部署名は略称を避け、正確に記載してください。担当者名は苗字と名前を正しく書き、敬称は「様」を使います。

役職も正確に記載してください。複数の採用担当者がいる場合は、全員の名前を記載します。担当者名が不明な場合は「人事ご担当者様」などと記載するのがおすすめです。スペルミスや漢字の間違いがないか、最後に必ず確認しましょう。正確な宛先を記載すると、メールが確実に届き、好印象を与えられます。

本文は挨拶文・内容・締めの言葉・署名の順で書く

本文は以下の順序で書きましょう。

本文の書き方の例は以下のとおりです。

日程を具体的に書く

面接の日程をスムーズに調整するためには、具体的な日時を記載することが重要です。候補日時を提示すると、採用担当者との調整が円滑に進みます。3～5つ程度の候補日時を挙げましょう。曜日も併記し、時間帯を具体的に記載してください。「5月15日(月) 14～16時」のように記述します。

「現職の都合上、可能であれば平日の日中にてご調整いただけますと幸いです」などと記載すると、より丁寧です。先方の都合を伺う一文も忘れずに添えましょう。「ご都合の悪い日時がございましたら、お知らせいただけますでしょうか」といった表現が適切です。

【ケース別】面接日程調整メールの例文

面接の日程調整メールは、就職や転職活動において重要な役割を担います。適切な文面で好印象を与えると、円滑な日程調整が可能です。以下のケース別に、メールの例文を解説します。

提示された日程を承諾する場合

提示された日程を承諾する場合、面接の日時と場所を正確に確認し、間違いのないように記載してください。面接の機会をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。「面接のお時間をいただき、ありがとうございます」といった一文を添えてください。面接への意気込みを簡潔に伝えましょう。

当日の持ち物や事前に準備すべき書類の確認も重要です。不明点があれば、遠慮なく質問しましょう。面接当日の連絡先を記載すると、急な変更や緊急時の連絡に備えられます。メールを送る際は、以下の例文を参考にしてください。

簡潔で礼儀正しい文面を心がけ、好印象を与えられるよう努めましょう。

提示された日程での調整が難しい場合

提示された日程での調整が難しい場合は、丁寧な対応が大切です。都合がつかない理由を簡潔に説明したうえで、複数の代替日程を提案しましょう。謝罪の言葉を添え、できるだけ早く返信してください。再調整をお願いすることへの気遣いを示しつつ、面接の機会をいただいたことへの感謝の気持ちも忘れずに伝えます。

メールを送る場合は、以下の例文が参考になります。

必要に応じて、都合のつく曜日や時間帯を伝えましょう。急ぎの場合は、電話で連絡する旨を伝えると親切です。丁寧な対応をすると、誠実さと熱意を伝えられます。採用担当者の立場に立って考え、配慮の行き届いたコミュニケーションを心がけてください。良好な関係を維持しつつ、スムーズに日程調整ができます。

面接の候補日時を提示する場合

面接日時を提示する際は、複数の日時を具体的に示すことが重要です。採用担当者側の都合に合わせやすくなり、スムーズな日程調整につながります。候補日時は3～5つ記載しましょう。1週間から10日先までの期間で、企業の営業時間を考慮した平日の日中を中心に提示してください。

メールを作成する際は、以下の例文が参考になります。

曜日を併記し「4月15日(月) 14～16時」のように具体的に記載します。候補日時に優先順位をつける場合は、明記してください。提示した日時以外でも調整可能である旨を伝えると、柔軟性をアピールできます。面接場所の確認も忘れずに行いましょう。返信期限を設定すると、スムーズなやりとりを促せます。

決定した面接日を変更したい場合

一度決定した面接日程を変更せざるを得ない場合は、慎重に対応してください。面接日程の変更は、企業側に悪い印象を与える可能性があるため、注意が必要です。変更が必要な場合は、可能な限り迅速に連絡しましょう。急な変更は先方のスケジュールにも影響を及ぼすため、十分な配慮が必要です。

変更の連絡をする際は、以下の内容を記載してください。

今後の対応について、柔軟な姿勢を示すことも大切です。再度の機会に感謝の意を表し、丁寧な言葉遣いを心がけてください。メールを送る場合は、以下の例文が参考になります。

企業からの返信には、迅速に対応しましょう。誠意を持って対応すると、良好な関係を維持できる可能性が高まります。

面接日程が確定した通知へ返信する場合

面接日程が確定した通知に返信する際は、感謝の気持ちを伝えることが大切です。面接の機会をいただいたことへのお礼を述べましょう。提示された面接日時と場所を正確に記載し、間違いがないかを確認してください。スケジュールの行き違いを防げます。当日出席の意思を明確に伝えることも重要です。

「当日にお伺いいたします」などの表現を使いましょう。当日の持参物や事前準備について確認してください。履歴書や職務経歴書など、持参する書類がある場合は記載しましょう。当日の連絡先を伝えることも大切です。急な変更や緊急時に備えて、連絡可能な電話番号を記載してください。

メールを作成する際は、以下の例文が参考になります。

面接当日の服装や持ち物など、不明点がある場合は、遠慮なく質問しましょう。面接を楽しみにしている旨を伝え、締めの挨拶を入れてください。「よろしくお願いいたします」などの丁寧な表現を使用します。署名を忘れずに入れることも大切です。氏名、連絡先など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

面接を辞退する場合

面接を辞退する場合は、迅速かつ丁寧な対応が重要です。辞退の意思を明確に伝え、簡潔な理由説明と謝罪の言葉を添えましょう。辞退のメールを送る際には、辞退する面接日時を明確に記載し、返信期限がある場合は早めに連絡してください。個人情報の取り扱いについて確認しておくと安心です。

メールを送る際は、以下の例文が参考になります。

送信する前に、もう一度内容を確認し、適切な時間帯に送りましょう。誠実な印象を与えられます。
» 面接辞退のメールのマナーや書き方を解説！

面接の日程調整メールを送るときの注意点

面接の日程調整メールを送る際は、以下の点に注意が必要です。

文字装飾は使用しない

面接の日程調整メールは、文字装飾を使用せず、簡潔かつ読みやすい文章を心がけましょう。プレーンテキスト形式で作成すると、誠実な印象を与えられます。太字や斜体、下線などの装飾は避け、フォントの種類や色も変更しないでください。絵文字や特殊文字の使用は控え、箇条書きやリストは必要最小限にしましょう。

誤字脱字は避ける

誤字脱字は、文章の信頼性や印象を大きく左右します。誤字脱字を防ぐために効果的な方法は、以下のとおりです。

書き上げた文章の誤りをすぐに見つけるのは難しいため、時間を置いてから再確認してください。少し時間を置いてから見直すと、新たな視点で確認できます。送信前には、最終確認を徹底しましょう。対策を習慣づけると、誤字脱字のない、質の高い文章を作成できます。

まとめ

面接の日程調整メールを送る際は、マナーと書き方に注意が大切です。以下のポイントを意識してください。

敬語や丁寧な表現を使い、お礼の文言や署名を忘れないようにします。メールの書き方にも注意が必要です。件名はわかりやすく簡潔に書きましょう。宛先は正式名称で書き、本文は決まった順序で構成してください。日程は具体的に示します。文字装飾は避け、誤字脱字にも気をつけましょう。

重要なポイントを押さえると、適切な面接の日程調整メールを送ることが可能です。