履歴書の書き方完全ガイド｜採用担当が教える項目別のコツと20代向け注意点

転職活動を始めたものの、履歴書を前にして“何をどう書けばいいのか分からない……”と手が止まってしまった経験はないでしょうか。特に20代・第二新卒の方にとって、履歴書は社会人としての第一印象を左右する重要な書類です。

プライム上場メーカーで7年以上採用業務に携わり、1,000人以上の履歴書に目を通してきました。採用担当として断言できるのは、書き方ひとつで書類選考の通過率は大きく変わるということです。

この記事を読み終えると、履歴書の各項目で何をどう書けばよいかが明確になり、自信をもって応募書類を提出できるようになります。項目別の書き方だけでなく、採用担当が本当に見ているポイントや20代ならではの失敗パターンまで網羅的に解説します。

履歴書とは？役割と職務経歴書との違いを採用担当が解説

履歴書は、応募者の基本情報・学歴・職歴・資格などを一覧で伝えるための書類です。採用担当者にとっては「この人に会ってみたいかどうか」を判断する最初の材料になります。

履歴書が果たす5つの役割

履歴書が採用選考で果たす役割は、大きく5つあります。

• 基本情報（氏名・連絡先・住所）の正確な伝達
• 学歴・職歴から経歴の全体像を把握する材料
• 資格・免許によるスキルの客観的な裏付け
• 志望動機・自己PRを通じた人柄や意欲のアピール
• 面接時の話題提供と質問の起点

採用担当は履歴書を通じて、応募者の経歴だけでなく丁寧さ・几帳面さ・論理的思考力も無意識に読み取っています。記入の仕方ひとつで「この人は仕事も丁寧だろう」という印象を与えられるのです。

履歴書と職務経歴書の違い

履歴書と職務経歴書は似ているようで役割が異なります。以下の表で違いを確認しましょう。

	履歴書	職務経歴書
主な記入内容	基本情報・学歴・資格中心	職務内容・実績・スキル中心
使用場面	新卒・中途を問わず全応募者が提出	主に中途採用で使用
ページ数	1〜2枚	1〜3枚（自由形式）
フォーマット	JIS規格など定型が多い	自由形式（編年体・キャリア式など）
採用担当の注目点	経歴概要・基本情報の正確さ	具体的な成果・再現性

20代・第二新卒の転職では職務経歴書と同時に提出を求められるケースがほとんどです。履歴書で全体像を、職務経歴書で詳細をアピールする、と役割分担を意識しましょう。
» 職務経歴書の書き方完全ガイドはこちら

履歴書を書く前にやるべき3つの準備｜いきなり書き始めるのはNG

いきなり履歴書を書き始めると、内容が薄くなったり志望動機がぶれたりする原因になります。準備を丁寧に行うことで、履歴書全体のクオリティが格段に上がります。

準備①：スケジュールを立てる

締切日から逆算して2週間〜1か月前には準備を開始しましょう。企業研究・下書き・推敲・第三者チェックまで含めると、思ったよりも時間がかかります。

1. 締切日を確認し、逆算でマイルストーンを設定する
2. 企業研究に3〜5日を確保する
3. 下書き作成に2〜3日を充てる
4. 推敲・第三者チェックに2日を見込む
5. 清書・最終確認に1日を残す

郵送で提出する場合は投函期限を別途確認し、予備の履歴書用紙も準備しておくと安心です。複数社に同時応募する場合は、企業ごとにカスタマイズが必要な部分（志望動機・自己PR）の作成時間も織り込んでスケジュールを組みましょう。

準備②：自分に合うフォーマットを選ぶ

JIS規格の一般的な履歴書フォーマットが最も無難です。ただし業界や企業によっては独自フォーマットを指定する場合もあるため、応募先の募集要項を必ず確認してください。

• 職歴が豊富な方 → 職歴欄が広いフォーマット
• 資格をアピールしたい方 → 資格欄が充実したフォーマット
• 新卒・第二新卒 → 学歴・課外活動欄が詳しいフォーマット
• オンライン応募 → 企業指定のWebフォームを優先

準備③：企業研究を徹底する

志望動機の説得力は企業研究の深さで決まります。以下の情報を事前に収集・分析しましょう。

• 企業の事業内容・主力サービス
• 経営理念・ビジョン
• 最近のニュース・IR情報・業績
• 求められる人材像（求人票・採用ページ）
• 競合他社との違い・強み
• 社員の口コミ・評判

情報を集めるだけでなく「自分がどう貢献できるか」まで考察するのがポイントです。企業の課題に対して自分の経験をどう活かせるかを言語化しておくと、志望動機や自己PRに深みが出ます。

企業研究で得た知識は面接でも大きな武器になります。
» 面接対策の基本を解説

【項目別】履歴書の正しい書き方｜全8項目を採用担当が徹底解説

ここからは履歴書の各項目について、具体的な書き方と採用担当が見ているポイントを解説します。

• 日付・氏名・生年月日
• 住所・連絡先
• 学歴
• 職歴
• 免許・資格
• 志望動機
• 自己PR
• 本人希望欄

日付・氏名・生年月日の書き方

履歴書の冒頭にある基本情報欄は、正確さが最も求められる部分です。ここでのミスは「基本的な事務能力が低い」という印象につながるため、慎重に記入しましょう。

• 日付は提出日（郵送の場合は投函日）を記入する
• 西暦・和暦は履歴書全体で統一する
• 氏名は楷書で丁寧に書き、ふりがなを忘れない
• 生年月日は日付と同じ暦（西暦or和暦）で記入する

住所・連絡先の書き方

現住所と郵便番号を正確に記入してください。連絡先は採用担当者からの合否連絡を確実に受け取るための重要項目です。

• 住所は都道府県名から省略せずに記入する
• 携帯電話番号を記入する（固定電話は任意）
• メールアドレスはPCから受信可能なものを使う
• 連絡可能な時間帯を明記すると親切
• 転居予定がある場合は新住所と引越し予定日も記入する

フリーメールアドレスでも問題ありませんが、ニックネーム系のアドレス（例：love-xxx@〜）は避けるのがマナーです。

学歴の書き方

学歴は高校卒業以降を時系列順に記入するのが一般的です。

• 学校名は正式名称を記入する（「高校」→「高等学校」）
• 学部・学科名まで省略せず記入する
• 入学年月と卒業年月を明記する
• 中退・休学がある場合は理由を簡潔に添える
• 留学経験がある場合は期間・留学先を記入する

職歴の書き方

職歴は入社年月順に記入し、会社名は正式名称（株式会社を略さない）で書きます。20代の転職では職歴が短いケースも多いですが、担当した業務内容を具体的に記入することで採用担当の関心を引くことができます。

• 入社年月と退職年月を正確に記入する
• 会社名は正式名称で記入する（（株）は不可）
• 職位・役職がある場合は併記する
• 派遣・契約社員の場合は雇用形態を明記する
• 現在も勤務中の場合は「現在に至る」と記入する
• 退職理由は「一身上の都合により退職」が基本

20代・第二新卒で職歴が短い場合でも、担当業務の内容を1行添えるだけで採用担当の理解度が大きく上がります。例えば「営業部にて法人営業を担当」のように簡潔にまとめましょう。

免許・資格の書き方

取得した資格は応募先の業務に関連するものを優先的に記入します。記入例は以下のとおりです。

• 資格の正式名称を使う（略称は不可）
• 取得年月を新しい順に記入する
• 有効期限がある場合は明記する
• 取得予定の資格は「○○年○月取得予定」と記入可能
• 業務に無関係な資格を大量に並べない

志望動機の書き方

志望動機は、応募企業に対する熱意と自分の適性を伝える最重要項目のひとつです。「なぜこの会社なのか」を具体的に書けるかどうかが合否を分けます。

効果的な志望動機に盛り込むべき3つの要素を紹介します。

1. 企業の何に共感したか：理念・事業・サービスへの具体的な共感ポイント
2. 自分の経験をどう活かせるか：過去の実績と企業ニーズのマッチング
3. 入社後に何を実現したいか：具体的な目標やキャリアプラン

志望動機は200〜300字程度にまとめるのが目安です。企業の成長性や将来性への期待を示すと、長期的な貢献意欲をアピールできます。

自己PRの書き方

自己PRでは、自分の強みを「結論→エピソード→成果→入社後の活かし方」の順で伝えましょう。

客観的な事実や数字を用いると、より具体的で信頼性の高いアピールが可能です。「コミュニケーション能力があります」だけでは抽象的すぎるため、必ずエピソードとセットで伝えましょう。

自己PRの書き方をより深く知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
» 自己PRの書き方と例文｜魅力的に伝えるコツを徹底解説

本人希望欄の書き方

本人希望欄は、自分の希望を明確に伝えるための項目です。ただし書きすぎると「条件にうるさい人」と思われるリスクがあるため、本当に譲れない条件だけに絞りましょう。

• 希望する職種や配属先（募集職種が複数ある場合）
• 入社可能時期
• 転居の可否（勤務地が複数ある場合）
• 特別な事情（持病・介護等で勤務に制約がある場合のみ）

特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と記入するのが一般的です。空欄にすると記入漏れに見える可能性があります。

採用担当が教える！履歴書で差がつく5つのポイント

ここまで項目別の書き方を解説しましたが、実際の書類選考では「正しく書けているか」だけでなく「他の応募者と比べてどう映るか」も重要です。採用業務で1,000人以上の履歴書を見てきた経験から、差がつくポイントを5つ紹介します。

ポイント①：写真の第一印象を侮らない

履歴書の証明写真は、採用担当者が最初に目にする部分です。写真館で撮影したプロの証明写真を使うだけで、清潔感と誠実さが格段にアップします。

• 3か月以内に撮影した証明写真を使用する
• 背景は白またはライトブルーが無難
• スーツ着用・ネクタイ着用（男性）が基本
• 自然な笑顔で口角を少し上げる
• スマホの自撮り写真やプリクラは絶対NG

ポイント②：読みやすいレイアウトを意識する

内容が同じでも、レイアウトが整っている履歴書のほうが圧倒的に読みやすく、好印象です。採用担当は1日に何十枚もの履歴書に目を通すため、パッと見て読みやすい書類はそれだけで有利になります。

• 文字の大きさを統一する
• 余白を適度に取り、詰め込みすぎない
• 各項目の記入欄は8割以上埋める（空白が多いと意欲が低く見える）
• 黒のボールペン（0.5mm〜0.7mm）で統一する
• 段落の区切りや改行を適度に入れ、視認性を高める

パソコンで作成する場合は、フォントは明朝体またはゴシック体を選び、フォントサイズは10.5〜11ptが読みやすい目安です。装飾やカラーの使用は避け、シンプルで清潔感のあるデザインを心がけましょう。

ポイント③：数字と固有名詞で具体性を出す

「売上に貢献しました」よりも「年間売上を前年比120%に伸ばしました」のほうが圧倒的に説得力があります。数字と固有名詞を意識的に盛り込むだけで、履歴書の質は一段階上がります。

ポイント④：一貫性のあるストーリーをつくる

学歴・職歴・志望動機・自己PRの内容がバラバラだと、採用担当は「この人は何がしたいのだろう」と疑問を持ちます。「過去の経験→今の強み→将来やりたいこと」が一本の線でつながるストーリーを意識しましょう。

このように各項目が論理的につながっていると、採用担当は「この人は明確な目的意識を持っている」と高く評価します。記入前に自分のキャリアの軸を一言で言語化しておくと、一貫性のある履歴書を作りやすくなります。

ポイント⑤：提出前に必ず第三者にチェックしてもらう

自分では気づかない誤字脱字や表現の不自然さは、第三者の目で初めて見つかるものです。家族や友人に頼むのも良いですが、転職エージェントの書類添削サービスを活用するとプロの視点でアドバイスがもらえます。

履歴書を書く際に絶対に避けるべき3つの注意点

せっかく内容の良い履歴書を作っても、基本的なマナーが守られていないと台無しになります。以下の3点は必ず押さえましょう。

注意点①：誤字・脱字は絶対に避ける

誤字・脱字のある履歴書は、「注意力が低い」「志望度が低い」と判断される大きな原因です。

1. まず下書きを作成し、内容を固めてから清書する
2. 完成後に時間を置いてから声に出して読み直す
3. 漢字の変換ミス・同音異義語に注意する
4. 専門用語や企業名は公式サイトで正式名称を確認する
5. 信頼できる人に最終チェックを依頼する

特に多いのが企業名の誤記です。「株式会社」を「（株）」と略すのはもちろんNG。社名の漢字（例：「渡邊」と「渡辺」）も必ず確認しましょう。

注意点②：修正液・修正テープは使わない

修正液や修正テープの使用は、書類の見た目を損なうだけでなく「改ざんの可能性」を連想させます。間違えた場合は最初から書き直すのが原則です。

注意点③：略語・略字は使わない

企業名・学校名・住所・資格名はすべて正式名称で記入します。

NG（略語）	OK（正式名称）
（株）○○	株式会社○○
○○高校	○○県立○○高等学校
東京都○○区1-2-3	東京都○○区○○一丁目2番3号
普免	普通自動車第一種運転免許

略語を避けると履歴書の見栄えが整い、読み手に好印象を与えられます。業界の専門用語も採用担当に伝わらない可能性があるため、一般的な表現を使いましょう。

20代・第二新卒が履歴書で失敗しやすい5つのパターン

1,000人以上の面接経験から、20代の応募者に特に多い履歴書の失敗パターンをまとめました。当てはまるものがないかチェックしてみてください。

失敗①：職歴が短いことを気にしすぎて内容が薄い

「まだ1〜2年しか働いていないから書くことがない」と悩む方は多いですが、短い職歴でも「何を学び、何ができるようになったか」を書けば十分アピールになります。

失敗②：退職理由をネガティブに書く

「人間関係が悪かった」「残業が多すぎた」などの本音をそのまま書くのは避けましょう。退職理由は「キャリアアップのため」「スキルの幅を広げるため」など前向きな表現に言い換えるのが基本です。

面接で退職理由を深掘りされることを想定して、履歴書に書いた内容と矛盾がないように準備しておくことも大切です。

失敗③：志望動機がどの会社にも使える内容

「成長できる環境で働きたい」「社風に惹かれました」だけでは、どの企業にも当てはまってしまいます。その企業でなければならない理由を1つは必ず入れましょう。

失敗④：自己PRが抽象的すぎる

「コミュニケーション能力が高い」「責任感がある」といった抽象的な表現だけでは採用担当の心に響きません。必ず具体的なエピソードと数字をセットで伝えましょう。

失敗⑤：手書き履歴書の字が雑

字が上手でなくても問題ありませんが、雑に書かれた履歴書は「やる気がない」と判断されます。一文字ずつ丁寧に書くことを意識してください。字に自信がない場合は、パソコンでの作成を検討しましょう。手書きの場合は下書き用紙で練習してから清書に取りかかると、文字の大きさやバランスが安定しやすくなります。

意外と見落としがち！履歴書の提出マナー

履歴書の内容を完璧に仕上げても、提出方法でマナー違反をするとせっかくの印象が台無しになります。郵送・メール・手渡しの3パターンそれぞれの注意点を確認しましょう。

郵送で提出する場合

• A4サイズが折らずに入る角形2号の白い封筒を使用する
• 封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と記入する
• 送付状（カバーレター）を同封する
• 書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れる
• 普通郵便でも可だが、締切間近なら速達やレターパックを利用する

封筒の宛名は企業名・部署名・担当者名を正式名称で記入します。「○○株式会社 人事部 採用ご担当者様」のように、担当者名が分からない場合は「ご担当者様」で問題ありません。

メールで提出する場合

• PDF形式に変換して添付する（WordやExcelのまま送らない）
• ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」など分かりやすくする
• 件名は「履歴書送付の件／氏名」とシンプルに
• 本文に簡潔な挨拶と添付ファイルの説明を記載する
• 送信前にファイルが正しく添付されているか必ず確認する

面接時に手渡しする場合

面接会場で直接手渡す場合は、クリアファイルに入れた状態で封筒に入れて持参します。受付で渡す際は封筒から出して、相手が読みやすい向き（相手から見て正面）にして両手で差し出しましょう。

「本日はお時間をいただきありがとうございます。○○と申します。履歴書をお持ちしましたのでご確認ください」と一言添えると、丁寧な印象を与えられます。

履歴書の書き方に関するよくある質問

手書きとパソコン、どちらで作成すべきですか？

企業から指定がなければ、どちらでも問題ありません。IT業界やベンチャー企業ではパソコン作成が一般的で、伝統的な業界（金融・官公庁など）では手書きを好む傾向があります。迷ったら手書き・パソコン両方を用意しておくと安心です。

アルバイト経験は職歴欄に書いてもいいですか？

正社員経験がない場合や、応募先の業務に関連するアルバイトであれば積極的に記入しましょう。長期間（6か月以上）のアルバイトは継続力のアピールにもなります。ただし正社員経験がある場合は、正社員の職歴を優先し、アルバイトは補足的に記入してください。

履歴書を複数の企業に使い回してもいいですか？

使い回しは基本的におすすめしません。氏名・住所・学歴など変更のない情報はテンプレート化しても問題ありませんが、志望動機と自己PRは企業ごとにカスタマイズが必須です。使い回しが発覚すると印象が大きく悪くなります。

履歴書に写真を貼らなくてもいいですか？

「写真不要」と明記されていない限り、証明写真は必ず貼付してください。写真のない履歴書は、書類選考の段階で不利になる可能性が高いです。

転職回数が多い場合はどう書けばいいですか？

すべての職歴を正直に記入してください。経歴を省略すると経歴詐称になるリスクがあります。ただし、各職場で得たスキルや成長を簡潔に添えることで、転職回数の多さをキャリアの幅広さとしてポジティブにアピールできます。

履歴書のサイズはA4とB5どちらがいいですか？

現在はA4サイズ（見開きA3）が主流です。企業からの指定がなければA4を選んでおけば問題ありません。記入欄が大きいぶん、内容を充実させやすいメリットもあります。

まとめ｜履歴書は「会いたい」と思わせる最初の武器

履歴書は単なる経歴の一覧ではなく、「この人に会ってみたい」と採用担当に思わせるための重要な営業ツールです。

• 書く前の準備（スケジュール・フォーマット選び・企業研究）を怠らない
• 各項目は正式名称で正確に、具体的なエピソードや数字を添えて記入する
• 志望動機と自己PRは企業ごとにカスタマイズする
• 証明写真・レイアウト・誤字脱字など細部にも気を配る
• 完成したら必ず第三者にチェックしてもらう

十分に準備をして丁寧に作成すれば、20代・第二新卒でも書類選考を突破できる履歴書は必ず作れます。この記事で紹介したポイントを参考に、自信をもって応募書類を仕上げてください。

履歴書は転職活動のスタートラインです。採用担当に「この人に会いたい」と思ってもらえる履歴書を作成し、次のキャリアへの第一歩を踏み出しましょう。

書類添削を無料でサポートしてくれる転職エージェントの活用もおすすめです。
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